Sans documentation, procédures écrites, ou notes sur les choses que l’on ne veut pas oublier, il y a des tas de domaines dans lesquels on aurait du mal à avancer sereinement. C’est une évidence !

Un des outils les plus efficaces pour aider à la prise de notes aujourd’hui est Evernote. J’en ai déjà parlé sur ce blog.

J’ai compris l’importance d’utiliser ce type d’outils pour l’efficacité personnelle grâce au travail d’Ari Meisel, en particulier le concept de “Cerveau Externe”.

Votre cerveau externe

Il s’agit d’un système d’information personnel que vous mettez en place et alimentez au quotidien, via une application de prise de notes, pour pouvoir rapidement retrouver une information quand vous en avez besoin.

De plus, le fait de prendre des notes, dès que des idées viennent à vous, permet de libérer votre esprit pour qu’il puisse s’occuper d’autre chose, recevoir d’autres idées, etc. Ceci est essentiel pour votre productivité et votre créativité. Vous vous faites aider par un cerveau externe.

Plutôt que de vous dire ce qu’il faut faire, voici en quelques points mon expérience personnelle sur l’utilisation d’Evernote comme système d’information central pour la plupart de mes activités.

  1. Depuis quelques mois je note dans Evernote toutes les idées, tous les éléments de recherche et de préparation pour des projets, la plupart des informations pratiques de ma vie, etc. Attention, ne pas y noter vos codes d’accès et mots de passe !

  2. Lorsque je fais des recherches sur Internet, j’utilise l’extension Web Clipper pour copier dans le bon carnet de notes les articles que je veux étudier plus tard.

  3. Grâce à Feedly et IFTTT (ou Zapier) j’ai mis en place des automatismes qui injectent chaque jour dans des carnets de notes les nouvelles publications des bloggeurs que je suis. C’est la version “en mode passif” de l’astuce précédente.

  4. Je publie des notes que je veux rendre accessibles aux autres directement depuis mon Evernote. Je peux ainsi collaborer sur des idées sans avoir à formatter des documents d’un type particulier ou à échanger avec mes interlocuteurs via de longs mails.

  5. Bonus : Une solution sophistiquée que j’ai également adoptée, l’outil dans l’outil, c’est de maintenir des mini-sites directement à partir d’un carnet de notes dédié à ça. Ceci est possible grâce au service ingénieux Postach.io.

Ce qui m’a vraiment donné l’impulsion pour expérimenter avec Evernote, c’est l’idée que l’optimisation réelle passe par la documentation de tout votre fonctionnement. Vous devez d’abord vous comprendre ! Ce que Ari Meisel appelle “The Manual of You”. Il s’agit d’écrire petit à petit le manuel de Vous en tant que projet, système vivant complexe, entrepreneur, parent, etc.

A l’arrivée, vous allez vous connaître de mieux en mieux, et découvrir des patterns que vous ne soupçonniez pas. Cette nouvelle connaissance va vous servir dans vos futures décisions.

Plus largement, la prise de note comme démarche permanente

J’ai aujourd’hui deux méthodes pour ne pas perdre des idées ou des informations quand elles m’arrivent :

  • Noter sur une feuille de papier, ou dans un de mes carnets “physiques”, puis reporter plus tard certaines choses sur l’ordinateur.
  • Lorsque c’est approprié, noter dans Evernote.

Noter les choses sur du papier a un avantage supplémentaire dans certains cas : plus facile de visualiser l’idée, et faire un mini-brainstorming afin de la compléter, lui donner plus de substance, la structurer un peu plus. Ainsi quand je décide de l’ajouter dans Evernote, je vais mettre une note avec un peu plus d’éléments, pour être dans la dynamique d’aller ensuite faire une recherche ou tester l’idée. Des fois cette nouvelle idée vient s’ajouter à d’autres ou correspond à un thème auquel il m’est déjà arrivé de penser. Je vais dans ce cas créer un carnet de notes dédié au thème en question, et le peupler au fil des jours d’informations et d’articles utiles à ma démarche.

Pour résumer, quelques avantages à la prise de note active et permanente :

  • Mieux vous connaitre.
  • Libérer votre esprit des idées qui l’occupent mais vous empêchent d’avancer.
  • Un fil conducteur pour vos activités, et tout simplement la vie.
  • Un outil de motivation au quotidien.