Le traitement par lots des tâches (en anglais “batching”), bien connu des informaticiens, est essentiel pour améliorer la productivité. Il vise à réduire, idéalement éliminer, le coût de préparation ou démarrage de chaque tâche, et le coût d’interruption entre les tâches. Ce coût est d’ordre divers : temps, énergie, logistique, psychologique, etc.

Voici quelques astuces pour aider à son application au niveau personnel.

1. Planifier les séances de travail le même jour

Il est préférable d’organiser la plupart de vos rendez-vous et séances de travail de la semaine le même jour ou dans la même demi-journée. Prenez l’habitude de regrouper vos tâches au sein de votre agenda en un seul lot, en vue de traiter le lot durant la journée. S’il le faut, essayez de rencontrer tous vos contacts au même endroit à des heures différentes.

Cette astuce fonctionne bien si elle est combinée à l’idée de se poser des contraintes artificielles pour être plus efficace. Par exemple, si vous decidez de ne pas planifier de réunions les lundis et vendredis, cela vous contraindra plus facilement à regrouper vos réunions de la semaine soit le mardi soit le mercredi. De la même manière, vous pourrez décider que le jeudi est le jour où vous vous isolez pour produire… Ce qui optimise encore plus le processus, puisque vous choisissez une journée où votre expérience vous a montré que vous êtes super-productif (l’idée du “Prime time” ou “Golden day”).

2. Faire des listes par catégorie

Pour la focalisation de votre esprit sur un type d’actions à la fois, faites des listes (checklist, TODOs, pense-bête) thématiques pour les différents domaines d’action. Par exemple, une liste relative au bureau ou aux projets, une liste pour la maison, une liste pour la cuisine, etc.

3. Grouper le traitement des emails

Lorsque vous êtes sur votre ordinateur, il faut éviter de consulter vos emails chaque 10 ou 5 minutes. Vous avez besoin de focaliser votre cerveau sur votre travail en cours. Trouvez un moment où vous allez traiter en une fois votre lot d’emails des 2 ou 3 dernières heures.

4. Grouper ses appels téléphoniques

Comme pour les emails, lorsque vous avez des appels téléphoniques à passer, faites une liste et optez pour le bon moment afin de tous les effectuer en même temps.

5. Avoir un moment dédié à la lecture de documents ou d’articles longs

Lorsque vous recevez, généralement par mail, des informations qui nécessitent une longue lecture, optez pour planifier un temps pour lire tout cela. Vous pouvez utiliser un dossier “à lire - à étudier” sur le bureau ou dans votre boîte aux lettres et y conserver les informations à lire plus tard à tête reposée.

6. Consulter votre liste de tâches ménagères uniquement… à la maison

Encore une fois, l’importance de libérer son esprit pour qu’il s’occupe des choses à traiter maintenant, et attendre pour ce qui doit être fait plus tard. Ou comme on dit, difficile d’être au four et au moulin en même temps.

Evitez de consulter les listes des tâches ménagères ou des courses à faire pour la maison pendant que vous êtes en plein dans votre journée de travail. Attendez plutôt d’être arrivé à la maison ou d’être dans le contexte de l’organisation de la vie à la maison.

7. Faire la cuisine en avance

Si vous n’avez pas le temps de cuisiner avec le rythme de la vie moderne, c’est une bonne idée de profiter du week-end pour faire des petits plats pour la semaine à venir, ou préparer les éléments essentiels et anticiper les étapes qui prennent le plus de temps.

8. Et toutes ces petites tâches…

Mettez toutes les petites tâches, comme le changement de la poignée de la porte, ou d’une ampoule (si ça peut attendre quelques jours), pour les exécuter facilement sans perdre de temps et en profitant de la motivation que vous aurez à tout faire pendant cette heure dédiée.

Bonus : Utiliser le temps libre

Si vous savez utiliser votre temps libre de manière créative, vous allez améliorer votre productivité.

Après avoir planifié et réalisé vos tâches, profitez de divertissements pour vous ressourcer et nourrir votre esprit, afin de revenir en forme à votre travail. C’est également une opportunité, votre esprit étant reposé et libéré du stress dans ces moments là, de commencer à planifier de nouveaux lots de tâches pour les heures ou jours qui viennent.