Avec le mode de collaboration synchrone, vous mobilisez au moins 2 personnes, à un moment donné (dans une salle, ou via une conférence téléphonique ou virtuelle) pour traiter ensemble d’un sujet. Malheureusement ce moment n’est pas forcément optimal pour la productivité de chacune des personnes. Nous ne sommes pas tous dans notre meilleur état de productivité aux mêmes moments.

Sans compter que certaines séances de travail ont uniquement pour but d’échanger des points de vue, et pour certains d’eux simplement d’informer les collaborateurs du projet ou de l’équipe.

Si possible, préférez un processus de communication et de collaboration asynchrone. Ceci est possible via l’email et/ou des outils collaboratifs.

Néanmoins, des fois une séance de travail est nécessaire.

Comment organiser des séances de travail

  • Faites court. Vous pouvez même mettre une contrainte volontaire de 30mn ou 20mn et vous serez surpris que cela fonctionne aussi bien, parce que cela force à aller droit au but et vous n’êtes pas simplement en train de remplir le temps.
  • Chaque participant doit avoir une action à faire lors de la séance (une action qui ne peut pas se faire à un autre moment). Envoyer à chacun avant la séance la liste des points sur lesquels il devra agir.
  • Servez-vous d’outils collaboratifs et de prise de notes tels que le Wiki, Evernote, Etherpad, etc, pour noter directement les points qui sont discutés. Chaque membre de l’équipe recevra directement des mails de notification et aura une trace de tous les points discutés.