Exploitez mieux les possibilités de Dropbox

J’ai adopté Dropbox et je l’utilise en permanence depuis un peu plus de 2 ans. J’ai pu me faire une idée de ses avantages et inconvénients.

Voici mon retour d’expérience et 2 ou 3 conseils pour bien vous approprier l’outil.

Un outil avec plein d’avantages

Dropbox apporte plusieurs fonctionnalités utiles :

• Vous pouvez, via les dossiers partagés, échanger des fichiers avec des collaborateurs sur vos projets.
• Vous pouvez accéder à un document dans votre Dropbox, depuis n’importe où.
• Vos fichiers sont sauvegardés dans le Cloud, ce qui peut être utile au cas où vous auriez des soucis sur votre ordinateur.
• Le stockage de photos. Vous pouvez envoyer directement dans Dropbox les photos que vous prenez avec votre smartphone. De plus, il y a la possibilité de migrer automatiquement votre archive de photos depuis une application comme iPhoto sur le Mac.

Si besoin, faites-vous une idée rapide avec ce tutoriel vidéo sur les dossiers partagés.

Dans mon cas, j’ai choisi de payer pour le service Pro pour plus de fonctionnalités, mais surtout pour disposer d’1 To d’espace de stockage.

Installez l’application pour votre ordinateur

Avec l’application Dropbox installée, vous pouvez synchroniser tous vos fichiers vers et depuis le cloud, et les retrouver sur Dropbox via l’interface web… Ou directement sur toute autre machine sur laquelle vous aurez préalablement installé l’application.

C’est pratique, par exemple, si vous avez besoin de travailler sur les fichiers d’un projet toute la journée alors que une partie du temps vous êtes sur votre ordinateur personnel et l’autre partie du temps sur un ordinateur professionnel au bureau. Tout est plus simple ; pas d’effort à faire pour transmettre les fichiers d’un bout à un autre, et pas de risque de se tromper de version d’un fichier.

Si vous en avez besoin, installez également l’application iOS ou Android. Comme pour l’ordinateur, vous pourrez exploiter la fonctionnalité de synchronisation.

Optez pour la synchronisation sélective

L’inconvénient de la synchronisation, c’est que vous continuez à consommer de l’espace disque en local, sur chaque machine concernée. En y réfléchissant et en cherchant la réponse via leur site, j’ai trouvé l’option utile. Un article dans cette section de l’espace d’aide donne les instructions pour ce paramétrage spécifique.

Grâce à ce mode, je peux économiser entre 10 et 20 Go d’espace disque selon mes besoins du moment, par exemple en désactivant la synchronisation pour mes collections de fichiers audio ou video dont j’ai besoin de manière plus rare.

Protégez votre compte

• Choisissez un mot de passe complexe ! J’ai écrit sur cette question spécifique qui est intéressante et en même temps de plus en plus importante.
• Mettez en place la validation en 2 étapes pour votre compte. Vous trouverez les instructions nécessaires ici.
• Si vous êtes parano concernant l’accès à vos données par Dropbox ou des tiers, il vous faudra trouver le moyen d’encrypter vos fichiers avant de les stocker sur Dropbox. Ou séparer les informations sensibles et adopter un outil adapté pour ceux-ci. Peut-être un sujet pour un prochain article, quand j’aurai fait plus de recherches autour de la problématique et testé les options existantes.